Politique sur la protection de la vie privée

I. Avis de non-responsabilité

Le contenu du site Web de l’Association canadienne de la paie sert uniquement à des fins d’information et de sensibilisation.

Tous les renseignements sont fournis « tels quels », c’est-à-dire sans aucune garantie quelconque; l’Association canadienne de la paie ne fait aucune assertion et renonce aux garanties et conditions expresses ou implicites, y compris et sans s’y limiter les représentations, les garanties ou les conditions relatives à l’exactitude, à la rapidité de diffusion, à l’état complet, à l’absence de contrefaçon, à la qualité marchande ou à la justesse pour tout but particulier. De plus, l’Association canadienne de la paie n’assume aucune responsabilité envers vous ou toute tierce partie des conséquences découlant d’une erreur ou d’une omission.

L’Association canadienne de la paie ne sera pas tenue responsable envers vous ou toute tierce partie de tout dommage découlant de ce site Web ou de son usage, y compris et sans s’y limiter toute perte de profit, de possibilités, de dommages-intérêts spéciaux ou exemplaires, de dommages accessoires, indirects ou consécutifs, même si l’Association canadienne de la paie est informée d’une telle possibilité.

Le site Web fournit des liens à d’autres sites sur lesquels l’Association canadienne de la paie n’exerce aucun pouvoir. Par conséquent, l’Association canadienne de la paie ne peut être et ne sera pas tenue responsable de l’exactitude, de l’état complet, de la rapidité de diffusion, de l’absence de contrefaçon, de la qualité marchande ou de la justesse pour tout but particulier de l’information obtenue par ces liens et se désavoue de toute opinion exprimée sur ces sites.

II. Protection de la vie privée

L’Association canadienne de la paie (ACP) est déterminée à protéger les renseignements personnels de ses membres, des étudiants, des bénévoles et autres utilisateurs de ses services. La présente politique sur la protection des renseignements personnels a été élaborée pour confirmer sa détermination à maintenir des normes élevées de confidentialité, pour fournir des renseignements sur ses pratiques à l’égard de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels et pour respecter les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et autres lois pertinentes.

1. Définition des renseignements personnels

On entend par renseignements personnels tout renseignement concernant un « individu identifiable » servant à distinguer ou à identifier une personne précise ou à communiquer avec celle-ci. Les renseignements d’ordre commercial, comme ceux qui figurent sur une carte professionnelle, et certains renseignements publiquement accessibles, comme le nom, l’adresse et le numéro de téléphone tels qu’ils figurent dans les annuaires téléphoniques, ne sont pas tenus être des renseignements personnels aux termes de la loi fédérale (LPRPDE). Les renseignements concernant les entreprises ne sont pas des renseignements personnels.

Lorsqu’un particulier fournit son adresse domiciliaire au titre des renseignements d’ordre commercial à l’ACP, cette dernière estimera qu’il s’agit de renseignements commerciaux qui, par conséquent, ne sont pas visés par la protection des renseignements personnels.

2. Collecte de renseignements personnels

Lorsque vous présentez une demande de renseignements, de produits ou de services auprès de l’ACP, nous recueillons votre nom et vos coordonnées, notamment votre adresse, votre préférence d’envoi, vos numéros de téléphone et de télécopieur, votre adresse de courriel et votre langue de communication privilégiée.

Nous ne recueillons aucun renseignement personnel à votre sujet à moins que vous ne choisissiez de nous le donner. Nous n’utilisons aucune méthode de collecte de renseignements personnels sur quiconque à son insu. Nous ne recueillons des renseignements personnels sur les particuliers que lorsqu’ils nous les donnent expressément et intentionnellement, quand, par exemple, ils présentent une demande d’adhésion, qu’ils s’inscrivent à un programme ou qu’ils remplissent un formulaire d’inscription. Vous aurez peut-être à nous fournir également vos renseignements de carte de crédit pour régler l’achat d’articles. Nous ne recueillons ces renseignements que pour ouvrir un compte à votre nom, traiter la commande et vous fournir les services dont vous faites l’achat. Nous ne gardons pas les renseignements de carte de crédit pour utilisation ultérieure.

L’ACP recueille et conserve les renseignements sur vos transactions lorsque vous utilisez ses services et divers programmes. Pour répondre aux exigences du Programme de certificat en gestion de la paie (PCGP), l’ACP recueille et conserve également les renseignements sur les cours de paie de l’ACP déjà suivis, les exemptions de cours obligatoires et facultatifs, les résultats scolaires connexes et les reconnaissances professionnelles obtenues.

L’ACP offre également aux particuliers certains choix en matière de prestation de services; lorsqu’un particulier choisit de fournir de tels renseignements, l’Association recueillera et conservera le choix de langue de manière à envoyer les renseignements dans la langue choisie, ainsi que les renseignements sur tout besoin spécial précisé pour une activité particulière (p. ex. les exigences alimentaires).

2b. Site Web de l’ACP

Nul visiteur du site Web de l’ACP n’est tenu de divulguer des renseignements l’identifiant et aucun renseignement de ce type n’est recueilli passivement par méthode électronique. Les renseignements personnels ne sont recueillis que lorsqu’un particulier soumet volontairement ces renseignements, comme dans un formulaire d’adhésion en ligne, un formulaire d’inscription à une réunion ou un sondage en ligne. Les renseignements personnels ainsi recueillis sont intégralement visés par la politique sur la protection des renseignements personnels figurant dans le présent document.

Si vous ne faites rien d’autre pendant votre visite du site Web que de consulter le site, lire certaines pages ou télécharger des renseignements, nous ne recueillerons ni n’entreposerons aucun renseignement personnel à votre sujet. Notre serveur Web ne fait que rassembler des données sur les visiteurs qui ne sont utilisées que dans leur ensemble. Cette méthode de pistage ne recueille pas de renseignements personnels sur les particuliers et ne lie pas ces renseignements à des données personnelles.

3. Utilisation des renseignements

L’ACP s’engage à ce que les renseignements personnels fournis ne servent qu’à établir et à maintenir une relation responsable avec vous, à offrir produits, services et soutien, et à répondre aux besoins de ses membres. Vos renseignements personnels serviront aux fins de la transaction particulière que vous avez demandée ou aux services figurant dans la demande que vous avez remise, notamment pour recevoir le magazine DIALOGUE et les avis de renouvellement d’adhésion aux membres, ainsi que les documents de cours et les examens à l’intention des étudiants.

L’un des objectifs premiers de l’ACP est de diffuser de l’information à ses membres, étudiants et clients. Pour réaliser ses objectifs, l’ACP doit, entre autres, fournir des renseignements sur les produits et services qui intéressent les spécialistes de la paie, comme les modifications d’ordre législatif, les programmes de perfectionnement professionnel et autres services.

4. Consentement des particuliers

Dans les formulaires d’adhésion et d’inscription, nous vous donnerons la possibilité de décliner l’information, telle qu’elle est décrite ci-dessus à la section « Utilisation des renseignements », sur les produits et services qui intéressent les spécialistes de la paie, comme les modifications d’ordre législatif, les programmes de perfectionnement professionnel et autres services. Si vous choisissez de ne pas recevoir de tels renseignements de l’ACP, vous vous priverez en fait d’un important avantage de l’adhésion à l’ACP.

Dans le cas où vous ne cochez pas ce choix de refus qui figurera sur les formulaires d’adhésion et d’inscription, la remise d’un formulaire d’adhésion, d’un formulaire de mise à jour ou de tout formulaire d’inscription constitue votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels aux fins précisées.

5. Divulgation des renseignements personnels

L’ACP ne vend, n’échange ni ne divulgue en aucun cas les renseignements personnels à des tiers pour leur utilisation. Cependant, nous transmettons des renseignements, comme les coordonnées et le choix de langue, à des prestataires de services pour l’impression et l’envoi des documents de l’ACP. Lorsque nous le faisons, nous recevons l’assurance que ces renseignements ne serviront qu’à fournir le service décrit au nom de l’ACP et à aucune autre fin, et que les renseignements fournis par l’ACP sont traités par le prestataire de services d’une manière confidentielle, sûre et responsable.

6. Sécurité des renseignements

L’ACP s’efforce de maintenir des mesures de sécurité appropriées et une sécurité adéquate au plan physique, technique et procédural, concernant ses bureaux et ses installations de stockage de l’information, de manière à éviter tout accès, toute divulgation, toute copie, toute utilisation ou toute modification non autorisés. On entend par mesures de sécurité une protection physique, soit l’utilisation de classeurs fermés à clé, et des mesures technologiques, soit un accès sûr et le chiffrement.

Les employés de l’ACP ne sont autorisés à accéder aux renseignements personnels que dans la mesure où ils doivent les traiter aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Des mesures de sécurité veillent à ce que les renseignements ne soient pas divulgués ou communiqués plus qu’il n’est nécessaire pour réaliser l’objectif pour lequel ils ont été recueillis. Nous avons également pris des mesures pour veiller au maintien de l’intégrité des renseignements et pour éviter leur perte ou leur destruction.

Pour assurer l’intégrité et la protection des renseignements personnels et de carte de crédit que vous nous communiquez par le biais d’Internet lorsque vous effectuez une transaction en ligne, l’ACP a obtenu un certificat de serveur de protocole SSL, la norme de l’industrie dotée du niveau le plus poussé de chiffrement de 128 bits. Tous les renseignements recueillis sur une page protégée sont encodés lors de leur transmission au serveur sécurisé de l’ACP. Ce serveur est protégé par un pare-feu qui est régulièrement mis à jour lorsque de nouvelles corrections et rustines deviennent disponibles.

III. Politique d’accessibilité du service à la clientèle

Notre mission

L’Association canadienne de la paie a pour mission d’assurer un rôle de chef de file dans le domaine de la paie au moyen de la formation et de la représentation.

Notre engagement

En vue de remplir sa mission, l’Association canadienne de la paie s’efforce de fournir en tout temps des produits et des services qui respectent la dignité et l’autonomie des personnes handicapées. Nous nous engageons également à offrir aux personnes handicapées les mêmes opportunités d’accès à nos produits et à ses services en leur permettant de bénéficier des mêmes services, au même endroit et de la même façon que nos autres clients.

Offrir des produits et des services aux personnes handicapées

L’Association canadienne de la paie s’engage à offrir un service d’excellence à tous ses clients, incluant les personnes handicapées, et nous nous acquitterons de nos fonctions et responsabilités dans les domaines suivants :

Communication

Nous communiquerons avec les personnes handicapées en tenant compte de leur handicap.
Nous enseignerons à nos employés, bénévoles et autres qui communiquent avec notre clientèle comment interagir et communiquer avec les personnes aux prises avec différents types de handicaps.

Services téléphoniques

Nous enseignerons à nos employés, bénévoles et autres à communiquer au téléphone avec nos clients en utilisant un langage clair et simple et à s’exprimer distinctement et lentement.
Nous offrirons à nos clients d’autres moyens de communication comme le courriel, si la communication par téléphone ne correspond pas à leurs besoins ou n’est pas disponible.

Appareils ou accessoires fonctionnels

L’Association canadienne de la paie s’engage à offrir ses services aux personnes handicapées qui utilisent des appareils ou accessoires fonctionnels afin d’obtenir, d’utiliser ou de bénéficier de ses produits et services. Nous nous assurerons que nos employés, bénévoles et autres connaissent les différents appareils et accessoires fonctionnels que les clients handicapés pourraient utiliser pour accéder à nos produits et à nos services.

Facturation

Afin de favoriser une accessibilité accrue, nous nous engageons à transmettre les factures à nos clients au format papier et, sur demande, par courriel.
Nous répondrons à toutes les questions que nos clients pourraient avoir au sujet du contenu d’une facture, soit en personne, soit par téléphone ou par courriel.

Accompagnement par une personne de soutien

L’Association canadienne de la paie s’engage à accueillir les personnes handicapées qui sont accompagnées par une personne de soutien. Toutes les personnes handicapées seront autorisées à pénétrer dans les installations de l’Association en compagnie de la personne de soutien qui les accompagne. Durant leur présence dans nos installations, les personnes handicapées ne seront privées à aucun moment de la présence de la personne de soutien qui les accompagne.
Si un paiement doit être acquitté pour que la personne de soutien assiste à un événement de l’Association canadienne de la paie, nous veillerons à ce qu’un préavis soit donné et que le montant des frais d’admission soit bien indiqué dans nos communications avec la personne handicapée.

Accompagnement par un animal d’assistance

Nous nous engageons à accueillir les personnes handicapées accompagnées d’un animal d’assistance dans les secteurs de nos installations qui sont ouverts au public ou à toute tierce partie. Nous veillerons également à ce que tous nos employés, bénévoles et autres travaillant auprès du public soient formés de façon appropriée pour interagir avec les personnes handicapées accompagnées d’un animal d’assistance.

Avis d’interruption temporaire

L’Association canadienne de la paie fournira un avis en cas d’interruption prévue ou inattendue des installations ou des services habituellement utilisés par les personnes handicapées.

Formation

L’Association canadienne de la paie fournira une formation à tous les employés, bénévoles et autres qui la représentent auprès du public ou de tierces parties, ainsi qu’à toutes les personnes impliquées dans l’élaboration et l’approbation des politiques, pratiques et procédures du service à la clientèle.
Cette formation sera fournie dans les meilleurs délais possibles.
La formation comprendra les volets suivants :

  • Objectifs de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et exigences des normes de service à la clientèle
  • Comment interagir et communiquer avec les personnes aux prises avec différents types de handicaps
  • Comment interagir avec les personnes handicapées ayant recours à des appareils ou accessoires fonctionnels, un animal d’assistance ou une personne de soutien
  • Que faire si une personne handicapée éprouve des difficultés pour accéder aux produits et aux services de l’Association canadienne de la paie
  • Politiques, pratiques et procédures de l’Association canadienne de la paie en lien avec les normes de service à la clientèle

Une formation sur les politiques, pratiques et procédures qui affectent la façon dont les produits et services sont offerts aux personnes handicapées sera offerte à nos employés, bénévoles et autres, qui recevront également de la formation sur une base continue lorsque des modifications seront apportées aux politiques, pratiques et procédures.

Processus de rétroaction

Lorsqu’il s’agit de servir des clients aux prises avec un handicap, l’objectif ultime de l’Association canadienne de la paie est de répondre aux attentes, voire même de les dépasser. Nous accueillerons avec plaisir vos commentaires et votre évaluation quant à la mesure dans laquelle nous répondrons à ces attentes. Divers moyens seront accessibles pour transmettre les observations concernant la façon dont l’Association canadienne de la paie fournit des produits et des services aux personnes handicapées.

Modifications apportées à la présente politique ou à d’autres politiques

Nous nous engageons à mettre sur pied des politiques de service à la clientèle qui respectent et favorisent la dignité et l’indépendance des personnes handicapées. C’est pourquoi aucune modification ne sera apportée à la présente politique sans en avoir au préalable évalué les répercussions pour les personnes handicapées. Toute politique de l’Association canadienne de la paie qui ne respecte pas ou ne favorise pas la dignité et l’indépendance des personnes handicapées sera modifiée ou supprimée.

Avis et disponibilité

La présente politique est disponible sur demande et dans un format qui tient compte des limitations des personnes handicapées. L’avis la concernant est affiché à un endroit visible dans les installations de l’Association canadienne de la paie ainsi que sur son site Web.

Questions au sujet de la présente politique

Cette politique a été mise en place afin de nous permettre d’offrir des services d’excellence à notre clientèle handicapée. Pour toute question concernant cette politique ou pour toute explication concernant l’objectif de cette politique, veuillez communiquer avec le coordonnateur de l’accessibilité de l’Association canadienne de la paie.

IV. Marques/Droit d'auteur

Tous les renseignements publiés ou mis à la disposition du grand public par l’entremise du site Web et de ses successeurs, y compris et sans s’y limiter les renseignements, les nouvelles, les textes, les photos, les images, les illustrations, les vidéoclips, les logiciels et tout autre matériel (le « contenu ») sont protégés par le droit d’auteur et sont la propriété et sous le contrôle de l’Association canadienne de la paie et d’autres parties reconnues comme étant le fournisseur du Contenu.

Ce site Web est également protégé par le droit d’auteur d’oeuvre collective et/ou de compilation, et ce, conformément à la Loi canadienne sur le droit d’auteur, les conventions internationales et d’autres lois de droit d’auteur. À moins d’indication contraire, toute reproduction, modification, redistribution, publication, transmission, vente, distribution ou représentation de ce site Web, en tout ou en partie, constitue une violation des lois fédérales et de la common law, et est interdite.

Aucune information ne peut être reproduite en tout ou en partie sous toute forme sans le consentement écrit de l’Association canadienne de la paie. Veuillez nous transmettre par courriel une demande de consentement avant de reproduire ou de redistribuer toute partie des renseignements ci-joints.

Certains noms, mots, titres, phrases, logos, plans, graphiques, icônes et marques affichés sur ce site Web peuvent être une marque déposée ou non déposée de l’Association canadienne de la paie ou d’une tierce partie. À moins d’avis contraire, le téléchargement, la retransmission, la copie ou la modification de toute marque ou de tout autre contenu de ce site Web peut constituer une infraction d’une loi ou de la common law et est interdit. Toute violation peut faire l’objet de poursuites.

V. Pour communiquer avec nous

Pour toute question ou préoccupation au sujet de la présente politique sur la protection des renseignements personnels ou au sujet des pratiques de traitement des renseignements de l’ACP, veuillez communiquer avec nous à l’adresse suivante :

À l’attention de : L’agent de protection des renseignements personnels
L’Association canadienne de la paie
1600 – 250, rue Bloor Est
Toronto (Ontario)  M4W 1E6
Tél. : (416) 487-3380
Ligne sans frais : 1-800-387-4693
Téléc. : (416) 487-3384
Courriel : vie_privee@paie.ca